ここまでやるか… HRbaseの就業規則でめちゃくちゃこだわっている 「トンマナ」について

コラム, 就業規則

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HRbaseの就業規則は、実はとあるポイントにめちゃくちゃ、本当にめちゃくちゃこだわっています。

 それは「トンマナ」です。


トンマナとはすなわちトーン&マナー、ライティングを行う人にとっては
日常用語ですが、なんのこっちゃ?という方も多いと思います。が、この記事で、「HRbaseの就業規則…そこまでやるか…」という見えないこだわり部分を知っていただきたいと思います!

 

トンマナとは、文章の「下着」みたいなもの。見えないけど、恐ろしく重要!

トンマナは、下着みたいなものです。そしてHRbaseは下着にめちゃめちゃこだわっています。

ゆるゆるの下着をつけると、上に着る服の妙なところにしわが出たり、全体の見栄えが悪くなります。小さな下着は、はみ出た行き場のない肉が服のラインを壊し、やはり見苦しい結果となります。

ジャストフィットの下着は、服のラインを美しく見せますし、つけている本人も心地よく、周りが見てもスッキリ魅力的に見えますよね。

文章におけるトンマナは。まさにこれ!

就業規則というボディに、ジャストフィットのトンマナを設定して、文章を着せていくイメージなんです。 

就業規則の下着

トンマナの統一は、語調や、表現や、標記の仕方、漢字と平仮名との使い分けなど、多くの決め事が必要です。その決め事に沿って、文章を書いていくと、なめらかで読みやすい文章に仕上がるというわけです。 

そしてHRbaseのトンマナは、HRbaseが当初より指針としている「法律の世界をもっとわかりやすく身近に」を常に頭に置いて、読む人になじみやすく、一番わかりやすい表現を基準にして決めています。

 

一般的な就業規則のトンマナはどうなっている?

 まずは、一般的な就業規則と、HRbaseの書き方の違いの一例を見てください。 

◆一般的な書き方:
「従業員は次のいずれかに該当するときは、会社に届け出る義務を負う」

「従業員は次のいずれかに該当するときは、会社に届け出るものとする」

◆HRbaseの書き方:
「従業員は次のいずれかに該当するときは、会社に届出しなければなりません」

「義務を負う」って固くないですか?

「届け出るものとする」、かっこいい言い回しですが、もう一歩柔らかく、読む人に寄り添いたいと思います。結果、HRbaseのトンマナとして「届出しなければなりません」ができ上がりました。

 HRbaseの就業規則では、稚拙になりすぎず、ルールとして規則としての体裁を保ちつつ、分かりやすい文章で書かれています。一般的な就業規則の「である調」に対し、HRbaseの就業規則は「ですます調」な点もこだわりポイントです。

 

実は、作成する人によってかなり違う就業規則

社労士さんなどの専門家が、就業規則をつくる場合もありますね。

実は、就業規則はつくる方によってかなり違う仕上がりになります。文章だけではなく、内容も属人的になります。どの法律を、どのように盛り込むかは、社労士さんによって異なるのです。多くの就業規則にいえるのは、「みんなこう書いているから、何となくこういう書き方」という慣習で書いてあるということ。読む人の理解度を考えてつくられている就業規則は、ほんの一握りで、ごくごくわずかしかありません。 

就業規則の違い

法改正も頻繁に行われるため、改正した法律を抜けなく盛り込み、なおかつリスクヘッジ的な要素を入れたりするのはとても大変な作業です。文章にまで手が回らないというのが実情で、慣習に従った結果、一般の人が読んだときに、分かりにくい就業規則ができ上がります。

就業規則は、法律で定められた規則を、自社用にまとめた「ルールブック」。基本にあるのは法律です。法律の語尾は、小難しくてかっこいいのですが、頭にも心にも、スッと入ってきてはくれません。でもどうせ作成するならば「うちの社員が読んでも分かる就業規則」を目指したいですね。

 

HRbaseでも作成するうちにズレてきたから、覚悟を決めてととのえることにした

HRbaseは、当初より、「読む人が分かりやすい文章」という一つの目標をもって就業規則の文章をつくってきました。

しかし就業規則のトンマナを維持するのは、至難の業です。就業規則は、何度も改定を重ねながら法改正に対応していくわけですが、すべての文章を、どの改正のときでも、同じ書き方で書くというのはとても難しいことなのです。

もちろん、「ですます調」のような明らかな部分は大丈夫なのですが…。HRbaseでも何度もツギハギしているうちに、同意語の表記や、送り仮名、などに微妙な違いが出てきました。文章の中で表記や書き方が違えば、読みにくいですし、間に合わせでつくった文章に見えてはいけません。HRbaseの就業規則は、常に読みやすく、分かりやすいことを価値に据えているからです。

そこで、HRbaseの就業規則のテンプレートを徹底的に見直すべく、覚悟を決めてトンマナ統一に手を付けたというわけです。

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こんなこと直してます!具体的事例

今までで、最も多かった日で、約600ヵ所の修正がありました。送り仮名や表記の統一なので、同じ単語をいくつも変換したというのもありますが、600ヶ所も揃っていなかったということなので、お恥ずかしい話ではあります。

しかし、こうやって修正や変更をかけることで、どんどん文章のブラッシュアップが進み、読みやすい文章になっていきました。

トンマナ① 語尾の統一: ですます調に統一

トンマナ②   送り仮名の統一: 手続き ⇒手続

トンマナ③   たくさんある同意語も1つに統一:
「同様とします」「同じとします」「同様です」「同じです」 ⇒「同じです」

トンマナ④   固い漢字は、平仮名にして読みやすく: 又は ⇒または

トンマナ⑤   意味別表現の違いの言葉の使い分け:
届け出る ⇒事実の通知     申し出る ⇒意思表示

トンマナ⑥   言葉の持つ意味を再確認
懲戒を行う ⇒懲戒処分を行う(懲戒は状態を表し、処分という意味合いはない)

挙げるときりがないのですが、上記のように単語一つ一つを確認していく作業を行っています。

 

「および」にメロメロになったスタッフたち

ある日、「及び」は漢字ではなくて、平仮名にしましょうということになったんです。前後に漢字が続いたときに、文章が固くなるのを防ぐためですね。

修正をかけた後、見直し作業をしていると、「および」がとってもかわいく見えてきました。作業中はずーっと、「および」という文字を見ているわけで、『文字の丸さとか並びとか、かわいいなぁ』とこっそり思っていると、メンバーの1人が「および、かわいい!」って声に出しました。

そうそう!という笑いが広がりました。
その日、みんな「および」がかわいくなっていました。

平仮名の魅力なのか、「および」を見続けた愛着なのか、今でも「および」を見るとその日のかわいさがよみがえってきます。

 

トンマナ合わせは、チーム全員参加

トンマナ合わせは、担当者一人がチェック作業をするのではなく、全員参加で行っています。ライターだけではありません。社労士、労務知識の豊富なスタッフ、カスタマーサクセス担当がタッグを組み、顔を突き合わせてドキュメントを何千回も修正していくのです。何度も何度も就業規則を見直し、少しでも言葉に引っ掛かりを感じたらチェックして、ベストな文言や言葉を選びます。

その作業もようやくいいところまで進んできました。トンマナをバシッと決めて、決まったトンマナに沿って文章を見直し、ビシバシ改定して「読みやすく分かりやすい就業規則の提供」に向けて動き始めている感じです。

 

こだわりの就業規則、よさを実感してみませんか?

 HRbaseで就業規則をおつくりいただくと、「読みやすさと分かりやすさ」にこだわりぬいた就業規則が手に入ります。

本当に必要なときに、読んでも意味が分からない就業規則では、役に立たないとHRbaseは考えています。 「システムが就業規則をつくります」というと、そこに人の姿は見えませんが、つくる部分をシステムに任せているからこそ、ベースになる就業規則の文章にはたっぷりと人の時間と愛情をかけています。(これが29,800円で手に入るなんて、超すごくないですか?)

「そんなところ、こだわらなくていいんじゃない?」と思ったあなた。
どんなに素敵な人でも、下着がしっちゃかめっちゃかでは幻滅しませんか?
見栄えのよい料理でも、下準備や衛生の手が抜かれていたら、どう思いますか?

神は細部に宿ります。そして就業規則とは、会社を支えるルールを記載した、大切な書類です。ぜひ「こだわり就業規則」を、会社運営にお役立てください。

 

最後に

最後になりましたが、トンマナの見直しは文章の読みやすさのための修正です。就業規則の内容の修正ではありませんので、今までにHRbaseの就業規則をご利用いただいた方も、どうぞ安心して就業規則をお使いください。 そして、ぜひHRbaseで作成した就業規則を読み返してみてください。小難しい言い回しはなく、読む人にやさしい、分かりやすい就業規則だと思います。 

今日もスタッフは、サクサク読めるわかる就業規則を目指して、トンマナの調整に取り組んでいます。

 

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