HRbase PROでは、毎週水曜日に15分間の「オンライン労務相談塾」を開講しています。「労務相談のお悩みが多くて…」という先生の現場課題に対してどう支援させていただけるか、試行錯誤で始めた企画ですが、いまや社労士先生だけではなく、事務所のスタッフの方や社労士試験の勉強中の方にも多く視聴いただく人気コンテンツに成長しました。

そこで今回は、HRbase PROの労務相談塾の回答はどのようなことを意識して作成しているか、また事務所で回答履歴を蓄積するときのポイントは何かについて、解説します。

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HRbase PRO労務相談塾

HRbase PROに寄せられる「労務相談」のお悩み

HRbase PROには、労務相談に関するお悩みが多く寄せられます。

・頭では分かっているのに文章にするのが時間がかかる
・電話ならうまく話せるのに、文章で回答しようと思うとハードルが上がる
・一生懸命書いているのに、どうも『分かりにくい』といわれてしまう
・職員さんの労務相談、回答レベルを揃えたいけどどう指導すればいいか…

お悩みは尽きませんが、そのお悩みの先に

・労務相談で顧問先の満足度を上げたい
・顧問契約の継続率を上げたい
・信頼される社労士になりたい
・労務相談を足がかりに、他の業務を受注したい
・もっと効率化をはかりたい

というポジティブなお考えをお持ちの先生も多くいらっしゃいます。労務相談という業務を単発で終わらせず、今後の仕事の幅を広げたい、顧問契約を解約されないようにしたい、というお声もよくお聞きします。

HRbase PROの労務相談塾

HRbase PROは、労務相談に最適化したクラウドサービスです。労務相談にお悩みを抱える先生をいかにサポートできるか考えた結果、2020年10月から社会保険労務士でHRbase PROの開発者である三田が解説する「HRbase PRO労務相談塾」を開講しています。

HRbase PRO労務相談塾は、毎週水曜日、1回15分という短い時間で「3つの労務相談事例」をピックアップし、法改正や手続きの流れを織り込みながら解説する企画です。

これは、ただ単にQ➡Aをお話することを目的としているわけではありません。受け取り側(顧問先)にとって分かりやすく、この社労士先生は親切だな、と思ってもらえる回答事例をつくるように心掛けています。回答に至る根拠も含めて解説し、すぐに労務相談に活用いただけるよう情熱をもって取り組んでいます。

顧問先に伝わる回答をつくるには?

HRbase PROが労務相談塾の回答事例を作成する際に心掛けていることは、以下の4点です。

①結論を最初に伝えます。
結論がないと、そのあとの説明がいくら丁寧であっても頭に入ってきません。結論を最初に伝えることを心掛けています。

②相手の意図をくみ取ったうえで、一番知りたいことを伝えます。
たとえば「有給休暇の申請を拒否できますか?」のような質問に対して、はい/いいえ、が最適な答えとは限りません。質問者の意図は「有給休暇の申請を拒否したい」ではないでしょうか。そのため「拒否はできませんが、このようなパターンの時は拒否できます」という回答が正解です。そうするとやり取りの回数も少なく済みますし、「事情を多く話さなくてもこちら(質問者)のことを理解してくれる、話の通じる社労士」として信頼関係を築いていけます。

③根拠やリスクを伝えます。
特に相手が経営者の場合は、リスクを伝えることは重要です。経営者の場合、さまざまなリスクとコストを天秤にかけながら判断を行います。そのため、聞かれる前に予めリスクを伝えると喜ばれます。たとえば「〇〇は法的には可能ですが、社風が悪化するリスクがありますよ」などのようにお伝えします。そのときは事例も添えておけば、判断がしやすくなるでしょう。ただ、だからといって法律違反してよいわけではないことも伝えてください。

④アクションを伝えます。
専門家として、顧問先がどう行動すればよいか、正解の行動を示唆します。このとき、注意すべき点は、経営者には「○○してください」と命令されるのが嫌な方も多くいらっしゃることです。その場合はいくつか選択肢を提示し、経営者に選んでもらいます。○○だと思う場合にはAを、△△だと思う場合はBをという形式です。

以上が、HRbase PROが回答例を作成する際に心掛けていることです。労務の知識を単に伝えればよいわけではなく「相手が何を求めているのか?」「こちらの意図はどうすれば伝わるか?」に気を配って、毎週の開催を行っています。

実際の労務相談塾は、以下のサンプル動画でご確認いただけます。

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上記でご案内した労務相談塾は、メルマガ登録で無料視聴いただけます。毎回、アーカイブ動画含めて100名以上の先生方や職員さんに受講いただいている人気コンテンツです。

以下はHRbase PRO労務相談塾のアンケート回答からの抜粋です。

・15分という短い時間の中で、論点が整理されていて、簡単すぎることもなく、難し過ぎることもなく、お話のスピードも適切で、実務にそのまま役立ちそうでした。
・ご説明が簡潔でわかりやすかったです。
・根拠まで丁寧に説明されてとてもわかりやすかったです

皆さまのご参加をお待ちしております。

事務所で回答履歴をためるときの3つのポイント

HRbase PRO労務相談塾にご参加いただいている先生方には、そのときのテーマで使用した回答テンプレートをプレゼントしておりますので、少しずつ活用が進んでいらっしゃるのではないでしょうか。また、実際に事務所内で回答した履歴を「テンプレート化して残していきたい」というお声も聞くようになりました。

ここからは事務所内で回答事例のテンプレートを作成・蓄積するときのポイントをご紹介します。

①トンマナをある程度定めておく
トンマナとは「トーン&マナー」の略です。
同じ意味なのに違う単語を使用すると、顧問先も事務所内でも混乱が起きてしまいます。たとえば「従業員と社員」、「会社と企業」は、どちらの単語も受け取り側にとってほぼ同じ意味合いですが、人によって使う単語が異なると、混乱を招いてしまいます。HRbase PROではトンマナシートを作成し、回答テンプレが溜まっていっても表現がぶれないようにしています。

②根拠を記載する
事例をためるときは、回答とセットで根拠を記載するようにしてみましょう。回答をつくった人が何を根拠にしたのかは、後から事例を確認する人にとって重要です。回答を見ておかしいと思ったときにも、根拠がないと議論自体ができません。せっかくのデータ化ですから、回答と根拠はセットにしておくことをおすすめします。

③質問リストだけでも貯めておく。
上記①②を見ると、回答事例を使えるテンプレートとしてためることに高いハードルを感じるかもしれません。そのときはまず質問だけでもためておき、顧問先から頻繁にされる相談から作成してみてください。

HRbase PROの労務相談回答テンプレート

回事例のテンプレートは、から作成するのは時間もかかりますし、何よりも法律が変わるとその都度変更しなくてはならず、日々の業務に忙しい社労士先生には難しいとお見受けします。

弊社サービスHRbase PROでは、上記すべての条件に則って作成した労務相談の回答テンプレートを700以上ご用意しており、随時更新をかけています

「この質問、さっきも回答したな…」「調べる時間がない」という先生も、テンプレートを使用して労務相談の返答を作成できるので時間短縮につながります。さらに、クラウド上で労務相談の回答をすればするほど回答履歴が蓄積され、後から見返すことも可能ですし、新人職員さんの育成にも役立ちますし、

・所長しか労務相談の回答ができない
・人によって回答レベルが異なる
・労務相談に時間がかかりすぎる

という状況を打破できます。

ユーザーの先生からは、
・職員さんのスキルアップが捗っている
・法改正の情報収集、案内が楽になった
・効率化できた
というお声をいただいています。

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労務相談は顧問先とのコミュニケーション

労務相談に回答する際の注意点と、回答事例のため方について解説しました。社労士先生の労務相談に対するお悩みが少しでも解決されましたら嬉しく思います。

労務相談は、まだまだAIには代替されない業務です。そして、昨今の社会情勢のせいもあって労務管理ニーズはより一層高まっていくでしょう。労務相談で専門家としての価値を発揮し、顧問先とのコミュニケーションを円滑に行っていくための参考にしていただけると幸いです。

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