お話いただいたのは
| 事務所名 | neo社会保険労務士法人 |
| 所在地 | 沖縄県浦添市 |
| 代表 社会保険労務士 | 渡久地 政美さま |
| スタッフ | 新垣さやかさま |
| スタッフ | 下地理奈さま |
| HRbase PRO導入時期 | 2023年1月 |
私らしい事務所をつくりたい
ー社労士事務所を開業した経緯を教えてください。
渡久地
2016年4月、沖縄県浦添市で開業しました。
私自身は沖縄県で生まれ育ち、ファーストキャリアはIT企業でした。その後は助成金センター、年金事務所での勤務を経験しています。 沖縄には中小企業が多く、まだまだ労務管理が行き届いていない部分もあります。助成金センターや年金事務所でさまざまな企業さまのお話を聞くうちに、もっと私にできることがあるのではないかと感じ、事務所を開くに至っています。
－ホームページでも「助成金に強い事務所」ということをPRされていますね。
渡久地
はい。私自身の強みでもありますし、助成金を必要としている企業さまは多くあります。助成金を入り口にして、その後ろにある労務のお困りごとに対応しています。
ー本日事務所にお邪魔してみると、猫のキャラクター（neoさん）がとても印象的です。皆さんのTシャツもかわいらしいですね。事務所の「neo」にはどのような由来があるのでしょうか。
渡久地
「neo」には「新しい」という意味があり、私らしい新しい事務所にしたいという想いで命名しています。
特徴として、スタッフ10名が全員女性ということがあります。そう狙ったわけではありませんが、沖縄では女性が子育てをしながら働ける環境はまだととのっていません。私にできることとして、在宅勤務やフレックスタイムを取り入れたりするうちに、女性スタッフが定着して働いてくれるようになりました。
ー事務所の雰囲気もとても自由で、働きやすそうに感じます。
「労務相談に対応できるのは所長だけ」という課題
ーHRbase PROの導入のきっかけは何だったのでしょうか。
渡久地
お客さまからの労務相談に、私しか対応できないという課題を解決したかったからです。HRbase PROを知って、セミナーで話を聞き、割とすぐに導入を決めました。
ー労務相談にはどのようなものが多いですか？
渡久地
入退社に関することが多いですね。手続きだけならある程度の実務経験があれば対応ができるのですが、たとえば問題社員の退職や、年次有給休暇の買取りについてなど、個別の対応が必要なケースも多々あります。
社労士向けの検索システムも使っていましたが、お客さまの質問に対してピンポイントで回答するためには、何回かのステップを踏む必要があります。 時間もかかりますし、労働基準監督署に電話で確認をしたりと手間がかかっていましたが、HRbase PROの導入後はスタッフと手分けして対応ができるようになり、課題はかなり解消されました。
ーHRbase PROを事務所内のノウハウ蓄積にも使っていただいているとお聞きしました。
渡久地
そうですね。
まず顧問先から労務相談が来ると、担当者がHRbase PROや他の媒体で検索して回答を行います。そのとき「どう回答したのか」をHRbase PRO内に登録することにしており、その内容を月に2回ほど開催する全体会議で共有し合うということを続けています。誰かが調べた内容は、次に誰かの役に立ちますから。
HRbase PROは業務で一番よく使うツール
ー本日はスタッフの方にもご参加いただいています。
下地
助成金業務を担当しています。
HRbase PROは業務で一番よく使うツールで、何かを調べるときはまずHRbase PROを開くことが多いです。トップページに新着資料が届いたときも、「こういう相談は来そうだな」と思ったらちょこちょこと読んだりしています。
新垣
私は主に給与計算を担当しています。
HRbase PROは顧問先からの質問に回答するときに使っています。公的資料に紐付いているので自分の回答に信憑性を出せますし、顧問先にそのまま添付できる資料もあるのが助かります。自分の回答が、以前よりもわかりやすく伝わりやすくなったのは嬉しいですね。
ー回答のスピードも上がりましたか？
新垣
そうですね。最近はHRbase PROを活用した事務所内での事例共有が徹底できており、わからないことやイレギュラー案件があったらすぐにHRbase PROで過去事例を探すようになりました。その結果、効率と回答スピードが上がったと感じています。
渡久地
HRbase PROの導入時は、CS担当の方にオンラインで導入説明会を開いていただき、全員参加で使い方を教えてもらいましたよね。
下地
そのときは、検索しただけでほしい情報がヒットしてびっくりしました。
新垣
はじめは思うような回答が出てこずに戸惑うこともありましたが、AIへの質問方法や検索のコツを掴めてきたので、どんどん活用が進んでいます。
所長の労務相談の負担、7割削減！
ースタッフの方が作成された回答は、渡久地先生が必ずチェックをされるのですか？
下地
毎回、文章をすべて見せるとは限らないのですが･･･、回答のコアになる部分は事前に確認を取ることもあります。
渡久地
内容にも寄りますが、「これは所長に聞いた方がいい」という質問は各自がジャッジをして私にあげてくれています。
顧問先にメールをお送りするときはccに私も入りますし、チャットでお送りするときも確認しますので、万が一回答に不足や間違いがあれば私で対応を行うようにしています。
ーHRbase PROの導入前と後では、渡久地先生の労務相談の業務としてはどれくらいご負担が減ったのでしょうか。
渡久地
7割は削減できているのではないでしょうか？
HRbase PRO導入前までは、労務相談はすべて私に集中していました。
今は顧問先が、担当者でも回答できるというのがわかって各担当者に直接質問してくださるようになりました。
ー7割はすごいですね！労務相談の一次対応ができる方を増やすというのは、私たちHRbase PROの思想観にもつながります。それ以外にも、皆さまの知識レベルアップのために何か取り組みはされていらっしゃいますか？
渡久地
月1回、研修会を行っています。毎回担当者が変わるのですが、「今月は私がやります」という挙手制で、資料もその担当者が作成し、発表まで行います。
ー素晴らしいお取り組みですね。皆さまがスキルアップに積極的なご様子がうかがえますが、ご入社される方は労務管理の経験者が多いのでしょうか。
渡久地
給与計算の経験があるというケースもあれば、未経験のケースもあります。特徴やスキルに応じて担当顧問先を決めています。
法改正情報をいち早く顧問先に届けたい
ーHRbase PROの活用で、工夫されていることはありますか？
渡久地
毎月1回、顧問先にお知らせをメールでお送りしています。
内容は助成金や法改正についてなど、できるだけ旬な情報をご提供するようにしており、そのときにHRbase PROの労務マガジンを2記事添付することにしています。
ー労務マガジンも、法改正情報をできるだけ早く、わかりやすくお届けすることにこだわっています。今後もぜひお役立てください。
新垣
HRbase PROは情報がわかりやすいですよね。
法改正も、リーフレットなどでは内容を理解しきれないこともあります。以前、育児介護休業の法改正について知りたかったときにHRbase PROで資料を探すと、ほしい情報が詰まっていて、わかりやすくて助かりました。
手続きの一連の流れの資料も「こういう手続きが必要なんだ」という全体像が知れるので、初めて手続きをする方にとっては頭の整理になりますし、とてもよいと思います。
ーやはり、法改正情報はニーズが大きそうですね。
新垣
そうですね。これからの法改正に対応した規定例などがあるとすごく助かるなと思います。
情報が出揃っていない法改正も、顧問先から「事前に法改正の内容を入れ込んでいただけないですか」というお声をいただくことがあります。できるだけ対応したいのですが、「これでいいのかな･･･」と心配なので、HRbase PROさんがつくっていただけるとありがたいのですが･･･。
ーなるほど、せめて公布情報をAIに読み込ませたりできるとよさそうですね。そのようなお声はどんどん反映していきますので、ご要望があればお知らせください！
お客さまもスタッフも増えてゆく。 コンサル提供も見据えた事務所の未来
ースタッフの皆さまがいきいきとご活躍されており、とても働きやすい環境であることを感じました。これから、どのようなキャリアビジョンを描かれていますか？！
新垣
所長がつくってくださっている働きやすい環境には充分に満足しています。現在は資格取得を目指しており、社労士資格を取ってより力になれるように頑張りたいです。
下地
助成金は毎年要件が変わり、沖縄以外の都道府県の助成金を担当することもあるので情報キャッチアップの手を抜けません。所長やメンバーと相談しながら乗り越えていますが、顧問先対応の調べ物ではHRbase PROを使うことが多いので、今後もうまく活用しながら知識アップをしていきたいです。
ーありがとうございます。最後に、渡久地先生から事務所の展望をお聞かせください。
渡久地
今年、新たにコンサルタント業務の提供をすることにしました。
これまでも就業規則作成は提供していましたが、作成だけではなく就業規則診断や労働基準法の適法診断などを始めています。助成金申請には労働基準法に沿った給与計算や労務管理が必須ですから、正しく助成金を活用いただくためにも、積極的に改善のご提案をしていく予定です。
ー企業さまのニーズも多そうですね。
渡久地
まだ始めたばかりで件数は少ないのですが、沖縄には労務管理が必要な小規模事業所がまだまだ多くあります。今後も情報提供を積極的に行い、お客さまとともに事務所を発展させていきたいです。
顧問先が増えたらスタッフも増えますから、引き続きHRbase PROの活用を進めていければと考えております。
ー貴重なお話をありがとうございました。引き続きHRbase PROを「労務相談に強い事務所づくり」にお役立てください。
