お話いただいたのは
| 事務所名 | 社会保険労務士法人 筒井社労士事務所 |
| 所在地 | 福岡県大野城市 |
| 特定社会保険労務士 | 筒井洋貴さま |
| HRbase PRO導入時期 | 2022年4月 |
三世代で経営する事務所は、地元密着型
ー事務所について教えていただけますか
筒井
祖父が立ち上げた事務所を引き継いでいます。私の父と叔父も社労士をしており、まさに社労士一家なのですが、私自身ははじめは継ぐ気もなく、大学の工学部を出て技術系のエンジニアをしていました。
しかしせっかく祖父が立ち上げた事務所です。私は長男ということもあって「私が継がなければ事務所が終わってしまう」ということに寂しさも感じ、会社を退職後イチから勉強して資格を取得し、今に至ります。
祖父は80過ぎまで事務所にいましたが、法人化のタイミングで父が代表になり、今は叔父と3人で事務所をやっています。
顧問先は150社ほどで、ほとんどが福岡県内の企業さまで、地元密着型です。
業種は建設、運送、製造業が中心ですがクリニック系も多いですね。
ー社労士が3名いる事務所ということですが、職員の方との業務分担はどのようになっていますか？
筒井
社労士3人がそれぞれの顧問先に対応しながら、職員と一緒に事務処理や手続き業務をやるというスタイルです。
職員には基本的な手続き業務と、給与計算業務を任せています。最近は私でないと対応できなかった業務、主に相談業務についても覚えてもらって、少しづつシフトしていっています。
課題は事務所内の情報連携
ー多くの顧問先に、高い質でサービス提供するには事務所内のコミュニケーションが重要に思えます。
筒井
その部分にはHRbase PROのチャット機能が役立っています。顧問先とのコミュニケーションツールはさまざまありますが、最近は有料化も進んでいますよね。顧問先に有料版をすすめにくいという事情もあり、新規の顧問先にはHRbase PROを入れていただき、その中でやり取りを進めています。
課題もあります。顧問先が増え、同時にチャット上のメッセージも増えていくと、私が返事をするのか職員が返事をするのかを明確にできないまま時間が経ってしまうケースが増えていきます。
顧問先は返事が遅いと心配になるでしょうし、私も外出があると1日確認ができない日もあります。そう考えると、職員に任せられるのは手続き業務に偏ってしまいますよね。相談業務もできるようになってほしいのですが、顧問先の「私に依頼したい」という気持ちも大切にしたいです。
ー相談業務をされる職員さんには、労務管理ガイドなどHRbase PROオリジナルの資料も活用していただきたいです
筒井
労務管理ガイドの資料は分かりやすいですね。「これはいつ終わった、これはまだ終わっていない」という進捗を私たちがチェックしていけばいいという。
あとオリジナル資料では年間カレンダーも使っています。
ー人事労務 実務カレンダー【2024年法改正付き】ですね！あの資料は多くのユーザーの先生方からご好評いただいています。
筒井
サイズはもう少し大きいとありがたいのですが、月に1回の割合でお会いする顧問先に、印刷して渡すお土産としてはちょうどいいですね。
顧問先向けのマニュアルをHRbase PROに登録
ー資料一覧の自社資料登録機能を使ってくださっているとお聞きしました。
【自社登録機能とは】
事務所内で作成したオリジナル資料をHRbase PRO内に登録できる機能です。
事務所内のマニュアル作成・活用や、顧問先への対応内容の記録等にご活用いただけます。
筒井
「HRbase PROに登録するとき」という新規顧問先向けの案内資料をパワーポイントで作成し、自社資料として登録しています。新規顧問先は当然ながらHRbase PROをご存知ありません。書面にまとまっている方が分かりやすいですし、見慣れないサービスへの登録は戸惑う方も多いと思い、作成しました。
そのときの送付用メッセージを毎回書くのも手間なので、メール文面のテンプレートも自社資料として登録してしまっています。
ーとてもきめ細やかに対応されているのですね！
顧問先さまご招待の仕組み化、ありがとうございます。
自社登録だけではなく、他社資料を見ることはありますか？
筒井
退職絡みや、悩ましい相談が来たときは他社資料を検索することもあります。やり取りの一部に活用させていただいたこともありますよ。
労務相談は一般的な回答だけでは間に合わないことも多く、「現実はこうだよね」というリアルな部分も知っておく必要があります。そのとき、自分以外の先生のケースはとても参考になりますから。
ーまさに社労士先生の知識とコンサル力が活きる場面ですね
筒井
Aという質問に対してBの回答を返すとき、 回答だけではなくAに付随する注意点なども教えて差し上げたいですよね。そうなると結局自分で調べ、自分で回答する力が求められます。その情報源として頼れる場所がある、というのがHRbase PROのありがたい部分でもあります。
HRbase PROは顧問先とのコミュニケーションツール
ー顧問先が増えれば増えるほど、こまめなケアがしにくくなると思いますが、何か工夫されていることはありますか？
筒井
HRbase PROから、労務マガジンの新着案内が届いたらテーマを確認して、顧問先に送付しています。
以前、社用車のアルコールチェック義務化に関するマガジンがあったと思います。私たちがわざわざお知らせしないようなテーマでしたが、しばらく経ってから「以前送ってくれた記事ですが、うちの会社にも必要ですか」とポンと質問をいただいたことがありました。
小さなことでも顧問先はしっかり見てくださっていますから、保全活動に役立っていると思っています。
ーカレンダーなどの資料配布、自作の案内資料登録、労務マガジンの配信と、さまざまな場面で顧問先との関係性構築に使っていただいていますね
筒井
新規顧問先はHRbase PROに登録していただき、慣れてもらうようにしています。
長いお付き合いの企業にも、可能な限り登録をお願いしていっています。
現在はHRbase PROのチャット内から労務マガジンを送るパターンと、郵送で別の情報を送るパターンが混在しているのですが、すべての顧問先に画一的な対応がよいとはいえませんから、情報提供もケースバイケースですね。
しかし時系列が決まっている手続き案内に関しては、HRbase PROがよいと思っていますよ。先日追加された産休育休の資料などはまさに効率化につながっています。
ー労務管理ガイドの資料ですね
筒井
昔はこのような資料をエクセルでつくって、手帳に入れて持ち歩いたりもしていました。
他にも関連資料が多く掲載されていますが、労務管理ガイドをチェックして「今回はこの資料を渡そう」とひとつひとつ確認していけばいいですよね。
顧問先に作成をしてほしい資料はHRbase PROで検索すると出てくることも多いですが、私は他のサービスからも同じタイトルの資料をピックアップして、顧問先に複数渡し「どれを使いますか？」とお聞きすることもあります。
顧問先は現物を求めていらっしゃいますから、使いやすい書類の提案をすることも社労士の役目だと思っています。とはいえ、結局「先生が選んでください」といわれることも多いのですが･･･。
ーこれから事務所を大きくされていくかと思います。顧問先に応じたきめ細やかなサービスをご提供されている様子をお聞きできましたが、今後の展望などはお持ちですか？
筒井
まさに今、事務所の組織化について悩んでいます。たとえば、 顧問先に対応する部門と手続き業務部門を分けるのはどうだろう、などとも検討中です。
助成金やその他労働時間管理などのコンサルティング業務の部署、マーケティング部署、総務部署などがうまく連携し、業務ごとに分担していくような組織体制が理想です。
もっとHRbase PROをうまく活用して、職員との連携を取っていきたいですね。
ー貴重なお話をありがとうございました。引き続きHRbase PROを「労務相談に強い事務所づくり」にお役立てください。
